IT-Kosten senken: So reduzieren Unternehmen nachhaltig

In wirtschaftlich angespannten Zeiten stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Ausgaben zu senken, ohne ihre Leistungsfähigkeit einzuschränken. In einem unserer letzten Beiträge zur IT-Budgetplanung für das Jahr 2026 haben wir bereits erwähnt, dass dennoch Unternehmen weltweit im Durchschnitt 9,8% mehr in ihre IT-Budgets investieren werden als noch in 2025.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen aufzeigen, wie Sie durch eine gut durchdachte Planung IT-Kosten einsparen können, ohne die Unternehmensprozesse zu gefährden.

Was bestimmt die Höhe der IT-Kosten?

Transparenz ist die Grundlage für jede Kostensenkung. Nur wer die anfallenden Ausgaben und die Nutzung technischer Ressourcen genau kennt, kann zielgerichtet handeln.

Vor allem folgende Faktoren spielen eine Rolle:

• Auslastung der bestehenden Hardware und IT-Systeme
• Umfang der Softwarelizenzen und tatsächlicher Nutzungsgrad
• Aufteilung der IT-Arbeitsplätze und organisatorische Strukturen
• Energiekosten, insbesondere durch dauerhaft laufende Geräte und Server

Eine Bestandsanalyse zeigt oft ungenutzte Potenziale, beispielsweise Doppelstrukturen, veraltete Geräte oder kaum noch genutzte Anwendungen.

Eine sorgfältige Planung des IT-Budgets spielt zusätzlich eine zentrale Rolle. Nur wenn die Budgetrahmen klar definiert sind und zukünftige Investitionen den laufenden Kosten gegenübergestellt werden, lassen sich Einsparpotenziale realistisch einschätzen und Prioritäten sinnvoll setzen.

Wie können Unternehmen IT-Kosten senken?

Nachfolgend gehen wir auf 9 Hebel ein, die sich in nahezu allen Unternehmen anwenden lassen.

1. IT-Aufgaben gezielt auslagern

IT-Outsourcing ist eine effektive Möglichkeit, um interne Ressourcen wie Mitarbeiter zu entlasten und Kosten flexibel zu steuern. Unternehmen profitieren von externer Expertise, reduzieren ihre Fixkosten und steigern in der Regel die Bearbeitungsgeschwindigkeit bei IT-Aufgaben. Auch Cloud-Services fallen unter diese Form der Auslagerung.

2. Software überprüfen und vereinheitlichen

Im Laufe der Zeit sammeln viele Unternehmen Tools oder Software an, die kaum noch genutzt werden. Durch einen regelmäßigen Check können Lizenzüberhänge aufgedeckt und Anwendungen gekündigt, zusammengeführt oder neu strukturiert werden.

Besonders wichtig ist es, Tools zu konsolidieren, um Redundanzen zu vermeiden (siehe Punkt 3).

3. IT-Strukturen konsolidieren

Unübersichtliche Systemlandschaften verursachen einen hohen Aufwand bei der Pflege, dem Support und den Schulungen. Es ist daher sinnvoll, Arbeitsplätze und Infrastruktur zusammenzuführen, Prozesse zu vereinheitlichen und Daten zentral bereitzustellen. Durch weniger Einzelarbeitsplätze lassen sich Miet-, Energie- und Hardwarekosten senken. 

4. Systeme virtualisieren

Server und Speichereinheiten sind oft nur zu Spitzenzeiten voll ausgelastet. Durch Virtualisierung lassen sich die Kapazitäten jedoch flexibel steuern, sodass nur die tatsächlich benötigte Leistung bezahlt werden muss. Dadurch sinken die Kosten für Hardware, Energie und Wartung.  

5. Hardware sinnvoll planen

Veraltete oder falsch eingesetzte Geräte verursachen unnötige Kosten. Eine Überprüfung zeigt, welche Komponenten modernisiert, umverteilt oder sogar verkauft werden können. Moderne Geräte sind energieeffizienter, reduzieren Störungen und steigern die Produktivität. 

6. Prozesse automatisieren

Die Automatisierung wiederkehrender Abläufe wie Updates, Backups oder Sicherheitsprüfungen spart Zeit und minimiert Fehler. Dadurch wird das Personal entlastet und kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.

7. Energieeffizienz steigern

Neben der Hardware spielen auch die Nutzungsgewohnheiten eine Rolle: Geräte sollten nicht unnötig laufen, Mehrfachmonitor-Arbeitsplätze können angepasst werden und externe Rechenzentren sind oft die energetisch effizientere Lösung. 

8. Sicherheit vorausschauend gestalten

Durch automatisierte Sicherheitsupdates, regelmäßige Backups und eine transparente Überwachung lassen sich teure Störungen und Reparaturen vermeiden. Effiziente Sicherheitsstrukturen tragen nachhaltig zur Kostensenkung bei. 

9. Schulungen fördern

Gut geschulte Mitarbeitende arbeiten effizienter, machen weniger Fehler und nutzen vorhandene Systeme optimal. Das erhöht die Handlungsfähigkeit im Alltag und reduziert den Supportaufwand. 

Fazit: Wie lassen sich IT-Kosten also insgesamt langfristig senken?

IT-Optimierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten daher regelmäßig:

• Kosten und Nutzung analysieren
• Verträge prüfen
• Systeme aktualisieren
• Anforderungen von Fachabteilungen einbeziehen
• IT-Investitionen von unnötigen IT-Ausgaben unterscheiden 

‍Wichtig dabei: Einsparungen dürfen nicht zu Qualitätsverlusten oder Prozessstörungen auf Anwenderseite führen.