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Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Insbesondere die revisionssichere Archivierung sowie die korrekte Verarbeitung digitaler Rechnungen und Belege rücken immer stärker in den Fokus von Betriebsprüfungen. Eine einfache Datensicherung in der IT (z. B. in Form eines Backups) reicht dazu nicht aus. Wer GoBD-konform arbeitet, schützt sich vor rechtlichen Risiken, Nachzahlungen und Sanktionen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Maßnahmen für eine GoBD-Compliance entscheidend sind und warum eine professionelle Archivierung unverzichtbar ist.
1. Digitale Belegerfassung und revisionssichere Archivierung
Ein zentraler Bestandteil der GoBD ist die digitale Erfassung und Archivierung aller Ein- und Ausgangsbelege. Dazu zählen neben klassischen Rechnungen auch E-Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und weitere steuerrelevante Dokumente.
Wichtig ist dabei:
- Dokumente müssen vollständig, unverändert und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.
- Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Inhalte nicht nachträglich manipuliert werden können.
- Jede Buchung und Änderung muss lückenlos protokolliert sein.
Moderne Archivierungslösungen, wie Managed M365 Total Protection von MDSYSTEC, unterstützen Unternehmen dabei, diese Anforderungen technisch sauber umzusetzen und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Datensicherung vs. Archivierung – ein wichtiger Unterschied
Eine Datensicherung (Backup) dient in erster Linie dem Schutz vor Datenverlust, etwa durch technische Defekte, Bedienfehler oder Cyberangriffe.
Die Archivierung verfolgt einen anderen Zweck: Sie stellt die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente sicher. Nur eine professionelle Archivierung erfüllt die Anforderungen der GoBD vollständig.
Wichtig: Ein Backup ersetzt keine Archivierung im Sinne der GoBD.
2. Verfahrensdokumentation erstellen und pflegen
Die GoBD verlangt eine lückenlose und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Darin wird beschrieben:
- wie Belege erfasst werden
- wie die Verarbeitung erfolgt
- wo und wie Dokumente archiviert werden
Diese Dokumentation sollte regelmäßig aktualisiert und jederzeit vorzeigbar sein – insbesondere bei Betriebsprüfungen.
3. Datensicherheit und Zugriffsschutz gewährleisten
GoBD-Compliance setzt auch ein hohes Maß an Datensicherheit voraus. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Daten:
- vor Verlust geschützt sind
- nicht unbefugt eingesehen oder verändert werden können
Empfehlenswert sind:
- klare Zugriffs- und Rollenmodelle
- regelmäßige Backups
- sichere Cloud- oder On-Premise-Lösungen
Umsetzen lassen sich diese Anforderungen problemlos mit den Managed Services von MDSYSTEC.
4. Internes Kontrollsystem (IKS) etablieren
Ein internes Kontrollsystem (IKS) hilft dabei, die Einhaltung der GoBD dauerhaft sicherzustellen. Dazu gehören:
- regelmäßige Überprüfung der Prozesse
- Kontrolle von Archivierungs- und Buchungsvorgängen
- Dokumentation von Prüfungen und Anpassungen
So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und korrigieren.
5. Mitarbeiter regelmäßig schulen
Auch die beste Technik nützt wenig, wenn Mitarbeiter die Prozesse nicht kennen. Regelmäßige GoBD-Schulungen sorgen dafür, dass:
- alle Beteiligten rechtssicher arbeiten
- Fehler vermieden werden
- im Prüfungsfall Schulungsnachweise vorliegen
Fazit: GoBD-Compliance ist ein kontinuierlicher Prozess
Die Einhaltung der GoBD ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Eine revisionssichere Archivierung bildet dabei das Fundament für eine rechtssichere, transparente und effiziente Buchführung.
Unternehmen, die frühzeitig auf strukturierte Prozesse und geeignete Lösungen setzen, vermeiden rechtliche Risiken, sparen Zeit und sind optimal auf Betriebsprüfungen vorbereitet.
👉 Unser Tipp:
Investieren Sie in eine professionelle Archivierung – sie zahlt sich langfristig aus.
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