Checkliste: IT-Datensicherheit in der Medizin

Sind Ihre Patientendaten wirklich sicher?

Cyberangriffe, Datenschutzverletzungen und technische Ausfälle nehmen im Gesundheitswesen stetig zu – und betreffen zunehmend auch kleine und mittlere medizinische Einrichtungen. Besonders Microsoft 365 wird oft eingesetzt, ohne dass es vollständig abgesichert ist.

Diese Checkliste richtet sich an Ärztinnen, Ärzte, IT-Verantwortliche und Praxismanager, die den Schutz ihrer sensiblen Daten ernst nehmen. Sie zeigt Ihnen auf einen Blick, welche IT-Sicherheitsmaßnahmen in einer Microsoft 365-Umgebung umgesetzt werden sollten, um rechtliche, technische und wirtschaftliche Risiken zu minimieren.

Nutzen Sie unsere Checkliste zur Selbsteinschätzung oder als Gesprächsgrundlage mit Ihrem IT-Dienstleister oder einem Berater:

1. Datenschutz & DSGVO-Konformität

☐ Haben Sie ein vollständiges Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für alle IT-Systeme?
☐ Sind Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu Datenschutzthemen geschult?
☐ Liegen aktuelle AV-Verträge mit Microsoft und anderen IT-Dienstleistern vor?
☐ Existiert ein dokumentiertes Löschkonzept mit definierten Fristen?
☐ Werden Patienten schriftlich über die Datenverarbeitung informiert (Datenschutzerklärung)?

2. E-Mail-Sicherheit & Archivierung

☐ Nutzen Sie einen professionellen Spam- und Phishing-Filter für eingehende E-Mails?
☐ Ist Ihre E-Mail-Kommunikation standardmäßig TLS-verschlüsselt?
☐ Archivieren Sie E-Mails revisionssicher und gesetzeskonform nach GoBD?
☐ Gibt es automatisierte Prüfungen auf gefährliche Anhänge oder Links?
☐ Werden kritische E-Mails in Quarantäne verschoben und zentral geprüft?

3. Backup & Wiederherstellung

☐ Sichern Sie automatisch alle M365-Daten (Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams)?
☐ Haben Sie einen Notfall- und Wiederherstellungsplan für IT-Ausfälle?
☐ Testen Sie regelmäßig, ob Backups korrekt wiederhergestellt werden können?
☐ Speichern Sie Ihre Sicherungen zusätzlich außerhalb der Microsoft-Cloud?
☐ Sind Ihre Wiederherstellungszeiten (RTO/RPO) klar definiert und dokumentiert?

4. Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM)

☐ Ist Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bei allen Nutzern verpflichtend aktiviert?
☐ Werden alle administrativen Aktivitäten protokolliert und regelmäßig überprüft?
☐ Arbeiten Sie mit einem Rollen- und Rechtekonzept nach dem Prinzip „Least Privilege“?
☐ Werden sicherheitsrelevante Updates regelmäßig installiert?
☐ Schränken Sie den Zugriff auf sensible Systeme standort- oder IP-basiert ein?

5. Integration & Benutzerfreundlichkeit

☐ Ist Ihre Sicherheitslösung vollständig in Microsoft 365 integriert?
☐ Nutzen Sie ein zentrales Dashboard zur Übersicht über alle sicherheitsrelevanten Vorfälle?
☐ Ist die Benutzerverwaltung über Azure AD oder ähnliche Dienste automatisiert?
☐ Erhalten Sie deutschsprachigen Support, der den medizinischen Bereich kennt?
☐ Können Sie mehrere Standorte oder Praxen (Mandanten) zentral verwalten?

Laden Sie sich diese Checkliste gerne hier kostenlos herunter:

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